这个对古代人来说反而比较简单了，有现成的制度可以借鉴。
历朝历代都有国家藏书馆，这些书馆除了收集书籍，还负责管理。其中一项很重要的工作就是每隔一段时间把一部分藏书重新抄录一遍，替换掉被虫蛀鼠咬或者因为保管不善坏掉的书籍。
国家藏书馆的书太多，哪怕只是一部分对普通人来说也是海量。这么大的工作量自然需要有一个考核标准，要不然还不坏大事儿啊。
古易等人把国家藏书馆的规章制度搬过来，以此为框架制定了一套龙首山版的管理制度。岳山仔细了一遍，没有改动一个字就同意了。
不是他不想改动，而是没有那个能力。现代人又不需要抄书，他对这方面的理解远不如古人。还是不胡乱插手了。
真正让岳山感到惊喜的是学生处主事曹苏。
他没有召集去统计学生信息，而是先设计了一套表格，有点类似这个时代的户籍册。岳山看到表格的时候也不得不为他的想法点赞。
重点不是表格的内容，而是他能想到先设计固定的表格，然后按照标准统计学生信息。要知道中国古代最缺的就是标准。
要是事事都有标准，估计也就没西方世界什么事儿了。
岳山根据后世的学生档案对这份表格进行了修补，最终形成了一套比较完善的档案模板。
曹苏又申请了费用去印数馆印刷了一千份档案。然后把每个班的班主任和班长叫到一起，告诉他们表格如何填写。又有班主任和班长负责指导各自班级的填写工作。
如果不算前期设计表格的准备工作，他只用了一天就完成了学生档案的建立工作。
岳山也不得不为他的想法和办事能力感到惊讶，这妥妥的人才啊。
之后曹苏又亲自筛选从一百五十名学生里挑选出家庭条件比较困难的，为他们设计的一套勤工俭学的方案。
有打扫卫生的，有去食堂帮忙打下手的，有打理花花草草的……总之每个学生都安排了不同的工作。
但真正让岳山对他刮目相看的，是他接下来的动作。
在出色的完成岳山交代的人物之后，曹苏并没有就此闲下来，而是找到了岳山进行了一次工作汇报。
“院长给贫困学员提供勤工俭学的机会这是一件仁慈的事情。但书院能提供的工作实在太少。如果给每个工作都安插超出实际需要的人手，不但损害学院的利益，还起不到锻炼的作用。”曹苏侃侃而谈。
“你来找我肯定有解决的办法了，说来听听。”岳山看着他问道。
“书院旁边的荒地很多，我建议书院开荒种地，让学员去种庄稼勤工俭学。”曹苏说道。
“只是如此吗？”岳山不露声色的问道。
“呃，本来我想让学员学习工匠技术，但……院长你知道这是低下的工作，我怕影响不好……”曹苏迟疑的道。
“哈哈……你的想法很好，和我不谋而合。”岳山大笑道。